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Evernoteで書棚いらず。365日使い続けるわけ<No 1198>

Evernoteがあれば書棚はいらない

Evernoteを使い始めたのは、2015年の夏頃。

独立する1年前で、院で論文を書いているときでした。

論文(修士)には引用・参考文献が必要であり、最初は論文(学者の)や書籍のコピーを紙でファイルに閉じていました。

1冊、2冊程度のファイルなら持ち運びできますが、3冊を超えると運ぶ気にはなれません。

そこで、コピーをスキャナーで取り込んで、Evernoteに保存していました。

Evernoteがあれば重いファイルを持ちながら学校と自宅を行き来する必要はありません。

良かったのはこれだけではなく。

「あの判例、どこに書いてあったっけ?」と忘れても、Evernoteの検索機能ならPDFの文字まで拾い上げてくれます。

この機能は論文執筆に大きく貢献してくれました。

論文が終わり、Evernoteの役割も終えたかに見えましたが、独立して4年半たった今でも毎日使っています。

文字通り365日使わない日はないほどです。

今となっては書棚代わり、いや、事務所代わりといっても過言ではありません。

Evernoteを「365日」使い続けるわけ

やることリスト・やらないことリスト

日々、「やること」と「やらないこと」をリストにしています。

これをEvernoteに書いて、毎朝眺めています。

やることリストは、

  • 日々心がけていること
  • こうありたいと思ったこと
  • 今、やれていないこと
  • 将来、やりたいこと

などを箇条書きにしたノートです。

これとは別に、その日にやることは、Excelのスケジュール表を利用しています。

気をつけるべきは、やることリストに書いただけでは行動できないこと。

やることリスト→スケジュール帳

スケジュール帳に書いて初めて行動に移せます。

それでも終えられないときは、タスクを分割して細切れにします。

一方、やらないことリストには、やってしまった失敗や、今後やらないと決めたことを書き留めています。

これをチェックすることで、自分の行動を自省することができます。

毎日見ていると、軸ができるので、断る判断が素早くなります。

読書メモ

読書をしながらいつもメモを取っています。

自分の記憶は当てにならないので、いいなと思ったフレーズは後で読み返せるようにしています。

以前はEvernoteの音声機能をつかって声でメモしていましたが、修正が面倒なので今はタンピングしまいます。

タイトルだけ見ても思い出せないときがあるので、ブクログで本の表紙をスクリーンショットで撮って貼っています。

毎朝、1冊分のメモを眺めていると、

  • 仕事に応用できること
  • ブログネタ
  • やりたいこと

が思い浮かぶことがあります。

ニュースサイトでゴシップを見ているよりも平和で有益かなと。

読書メモは、週末も含めて365日眺めています。

お客さまカルテ

お客さまデータを管理するのに顧客管理ソフトがありますが、組織でなければ高い料金を払わずともEvernoteで管理できます。

Evernote Businessなら1,100円/月

カルテは、月イチで会うお客さまなら月別で、年イチなら年度別にノート一枚つくります。

日付ごとにやること、やったことを箇条書きにしていきます。

Evernoteにはチェックボックス機能があるので、箇条書きの先頭にはチェックボックスをつくります。

できたことにチェックをいれておくと、未達事項が目に付きます。

私の場合、お客さまカルテはあくまでも、行動ベースで記載しているので、細かい書類はPDFやWord・Excelで保存しています。

年イチのお客さまでもカルテを見れば、前年申告期の進捗具合が見てとれます。

また、来年の自分に向けて書いておけば、次の年の判断がスムーズになります。

以前は、土日も含めて毎日チェックしていましたが、休みの日に見ると仕事モードになるので今は平日のみにしています。

セキュリティーが心配なら、2段階認証機能をつかいましょう。

データ

データもEvernoteに保存しています。

  • Word
  • Excel
  • PDF

会計ファイルなどのバックアップデータの保存先としてEvernoteを使わずに、Dropbox・OneDriveといったクラウドストレージサービスを利用しています。

バックアップデータそのものが飛んだとしても、中身をPDFで保存していれば復元できます。

WordやExcelのデータを、そのまま保存するかPDFで保存するかは、将来、WordやExcelでその作業するかどうかで判断しています。

給料台帳のように毎月つくりなおすのであればExcelのデータのままで。

会計・税務のバックアップデータはクラウドストレージにとってあるので、書類そのものはPDFで保存しています。

PDFだと、WordやExcelを立ち上げる時間を短縮できるので。

PDFで問題ないならPDFで。
次回、作業するならWordやExcelのデータで、といった具合で分けています。

ブログネタ

読書をしたとき、誰かと話しているとき、ブログになるネタを思いついたら忘れる前に書き留めています。

書き留めたメモは、Evernoteにブログネタとして保存してます。

今、ざっと数えたら553個ありました。

もちろん、すべてが記事になるような代物ではありません。

平日毎日ブログを書く前に、このノートを眺めています。

上からざっと10個ほど目で追っていくと、だいたいどれにするか決まります。

もともと書くネタが決まっているときは、そのネタを優先します。

とはいえ、毎日さっと書くネタが決まるわけではありません。

平均すると1時間くらい「ああだこうだ」と考えています。

ただ、ネタのリストがあると、「最後はなんとか書けるだろう」という安心感があります。

夕食の声がかかる18時のリミットが迫ってくると、分厚い記事を書こうとはせず、得意なネタでさらっと書いてしまいます。

そうでもないと、5年近くも続いていなかったでしょう。

<編集後記>
3月15日月曜日
4時25分起床後ルーティン
午前中、個別相談、メール対応、バイク リアタイヤ洗浄
午後、ジムで筋トレ&ラン2キロ、ブログ更新

3月15日月曜日
4時30分起床後ルーティン
午前中、メール相談対応、申告書作成、HP加筆、バイクジャージ&パンツ購入、税務記事ネタ思案
午後からバイク10キロ、帰宅してシャワーを浴びてから夕食までブログ

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