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Evernoteなら「カテゴリー派」「検索派」のいずれにも対応。「紙からデータ」への流れをつくる<No 618>

 

「紙からデータ」への流れをつくる

基本、紙は増やさないようにしています。

郵便物が届いたらすぐに封を切り、

  1. 原資として必要なものは所定の場所に保管する
  2. コピーで良いものは、データに取り込んでから廃棄する
  3. いらないものは即廃棄する

そうすると、目の前からすべての資料が消えてなくなります。

仕事で使う資料も同じです。

データの取り込みにはScanSnap iX100を利用しています。

 

取り込んだデータはDropbox内にあるScanSnapフォルダに保管されています。

 

この後、Dropbox内で保管しておきたいものは適宜別のファイルに移し、
そうでないものはEvernoteに移動します。

Evernoteへの移動はフォルダを指定してから右クリックすると、
Macだと「このアプリケーションで開く」、Windowsだと「送る」で出来ます。

 

紙が出現してからの流れを明確にしておくと、紙を探すこともなくなります。

 

 

「カテゴリー派」「検索派」のいずにも対応

Evernoteに取り込んだ紙データは「in-Box」に保管されるように設定しています。

in-Box内のノートは確認が終わればカテゴリーごとのノートブック移動します。

私の場合、大きなカテゴリーごとに

  1. スタック
  2. ノートブック
  3. ノート

と細かく分けて保管していますが、これが必要なわけでもありません。

というのも、Evernoteは全文検索が可能だからです。

全文検索だとPDF内の文字も読み取ってくれます。

例えば、すべてのノート(個人用 2119ページ)から「お台場」で検索すると、

 

1枚のノートがヒットしました。

一見どこにも「お台場」の文字は見当たりませんが、下へスクロールしていくと、

 

 

ありました(^^)

Evernoteの全文検索は強力で、しかも結果が出るまでが速いです。

 

見栄えもたまには変えてみる

Evernote上には、

  1. 左側にノートブックの一覧
  2. 真ん中にノートの一覧
  3. 右側に選択中のノート

が順に表示されます。

 

ノートブックは、より大きなスタックとしてまとめることも出来ます。

 

一つのノートブックに保管されるノートの数が少なければひと目でわかるのですが、
数が増えてくると真ん中にあるノートの一覧をスクロールして探さなければなりません。

そんなときは、真ん中にあるノート一覧の表示を変えて見やすくします。

 

サイドリストビューにすると、こんな感じでスッキリしました。

 

他にも、ノート一覧を上にもってきたりすることも出来ます。

 

 

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Evernoteは「ひとり仕事」に向いている

Evernoteの

  • 紙の保管場所に困らない
  • どこに置いたか記憶しなくていい
  • 劣化しない
  • 安価である

といった特徴のおかげで、これまで組織でなければ利用出来なかったことが、
ひとり仕事でも容易に出来るようになりました。

ひとりで初めてもうすぐ二年が経ちますが、タイミングも良かったのかもしれません。

 

 

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<編集後記>
5時15分起床後ルーティン
午前中、セミナースライド追加・修正
午後から、ブログ執筆