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「物忘れが多くて困ってる」なら、あえて忘れて頭をからっぽにする。「インプット」から「アウトプット」までを定型化で解決<No 729>

)バルミューダライトで宿題

あえて忘れて頭をからっぽにする

先日、「物忘れが多くて困ってる」という話しを聞きました。

小さな頭の許容量なんてしれています。

忘れないと新しいことは入ってきません。

もちろん、忘れっぱなしはいけないので、後で思い出せる工夫はしておきます。

「インプット」から「アウトプット」までの流れ

あれもしよう、これもしようと何でも頭に溜め込んでいると、
大事なことが思い出せなくなります。

また、何か忘れていないかと、不安になって眼の前のことが手に付かなくなったりもします。

不安を抱えることなく、眼の前のことに集中するためにできることはいくつかあります。

メモをとる

アイデアは欲しいときに生まれるもんではありません。

日常のふとした瞬間に浮かび上がります。

  • 歯を磨いているとき
  • 車窓から眺めているとき
  • ボーッとしているとき

ふと思い浮かんだアイデアは、ほんの数秒で忘れてしまいます。

なので、思いついたらスグにメモをとります。

手元にスマートフォンがあればメモ機能を利用します。

なければ、手書きのメモでも構いません。

後で見返したときに、判別できるようにしておきます。

また、Googleホームなどのスマートスピーカーがあれば、
音声で認識させることもできます。

「Ok!Google、Evernote・・・」と言えば、Evernoteにメモしてくれます。

管理する

メモしたのは良いものの、キチンと管理できていないと後でそのメモを見返すことができません。

そのための管理は大切です。

私の場合、スマートフォンやEvernoteにメモした詳細は、翌日の朝に内容ごとに色分けして適材適所に移動します。

既存のお客様に関することであれば「お客様カルテ」へ。

お客様カルテは、Evernoteでつくっています。

大中小カテゴリーは、それぞれ、

  1. スタック→「お客様カルテ」
  2. ノートブック→お客様名称
  3. ノート→1年ごとに一つのノート

スタックのつくり方はこちらから

 

ノートには、次にやるべきタスクを箇条書きにしていきます。

□チェックボックスをつくり、そのタスクを終えたらチェックします

後で見返すことができるように終わったタスクは消さずに残しておきます。

チェック機能があるので、完了済みのタスクかどうかは一目瞭然です。

手を付ける

いくら管理がうまくても、実際に手を付けないとタスクが貯まる一方です。

なので、やるべきことをまとめたタスクリスト「やることリスト」を一つつくって全体像を把握します。

毎日のやるべきことは、やることリストのなかから闇雲に手を付けるのではなく、やるべき日時が決まったタスクをスケジュール帳に写すことから始めます。

この写す作業は前日以前に終えているので、タスクリストを見ながら作業をするのではなく、スケジュール帳を確認しながら行います。

トリガーをつくる

トリガーとは、スタートするための「スイッチ」です。

このスイッチをどうやって入れるかは人それぞれあるでしょう。

私の場合、早朝タスクのトリガーは「目が覚めたら移動する」これだけです。

目が覚めたら、

  1. とりあえず仕事部屋に移動する
  2. 移動したらMacの電源を入れる
  3. 自動でEvernoteが立ち上がる
  4. Excelのスケジュール帳を立ち上げる
  5. タスクを順にこなしていく

Excelのスケジュール帳には開始時刻と終了時刻を入力するセルを設けているので、
そこに時刻を入れると経過時間が表示される仕組みになっています。

毎朝同じタスクをこなしていると、どの作業にどれくらいの時間が必要なのかがわかります。

タスクの見積もり時間がわかってくると、仕事を多く入れる過ぎることを解消できます。

結果、ストレスなく過ごせるようになります。

集中する

私の場合、タスクに集中するためにマルチタスクしません。

マルチタスクは、一見速くこなしているように見えますが、そうでもありません。

複数タスクの合間に脳を切り替える必要があり、その切り替えに脳を消耗しますし、時間も費やします。

なので、シングルタスクで一つのことに集中します。

タスクが終了したら、そのタスクの保管場所に次回以降にやるべきこと記載します。

これが終わるとそのタスクを脳から追い出して、次のタスクに取り掛かります。

そうすることで、目の前のことに集中して取り掛かることができます。

その他にも、集中するために自分なりの決めごとを作っておきます。

  • 人に頼る
  • あえて関与しない
  • 考えない
  • 緊急なことよりも重要なこと

などがあります。

定型化するものと、しないもの

毎日ないしは定期的にする作業は定型化させて型をつくります。

型をつくっておくと、身体が勝手に動くので、脳の消費も少なくて済みます。

日常業務を定型化することで、時間を効率的に活用することができます。

空いた時間は、考える時間や、将来への投資のためとか定型化できないもののために使います。

<編集後記>
2時10分起床後ルーティン
午前中、個別相談資料作成、HP記事執筆。
午後からブログ執筆。

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