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ビジネススキル yujiro

ミスを防ぐと時短になる。ケアレスミスを防ぐためにできること＜No 820＞

＜セミナー・コンサルティング情報＞

）素敵な披露宴でした

 

 

Contents

独立したら誰もいない

学生時代の試験では、ケアレスミスを防ぐため
  • 名前は最初に書く
  • 解答欄がズレていないかチェック
  • 回答し忘れていない問題はないかチェック
  • 最後に、もう一度名前を確認

など何かしらの対策をしていました。

社会人になってからは、単に人的チェックを受けることが多くなり、
自分自身でのルールづくりは皆無でした。

独立して、ひとりで仕事を始めると、上司や先輩、同僚、部下は誰もいません。

なので、自分でミスを減らす必要があります。

 

 

ケアレスミスを防ぐためにできること

誰にでもミスは付きものなので、ミスすることを前提で考えています。

だからと言ってミスが許されるわけではないので、
ミスを減らす事前の環境づくりが必要です。

 

外出の予定

 
翌日に外出の予定があれば、前日に着ていくもの・持っていくものを事前に準備します。
 
スーツであればそれに合うシャツとネクタイを用意しておきます。
 
そうすると、朝になって着ていこうと思ったシャツがシワだらけなんてことを防げます。
 
また、仕事用のカバンに翌日持参する資料や、
  • 交通系ICカード
  • 財布
  • 移動時に読む本
  • 汗拭き用の予備タオル
  • 自転車の鍵
  • 名刺入れ（10枚あるかチェック）
  • ペンケース

なども事前に入れておきます。

 
 
 

メールの返信

 
メールを返信する場合、新たにメールを作成するのではなく、
受信したメールに返信するようにしています。
 
これだと、相手方が複数アドレスを利用している時に古いアドレスに返信するリスクを減らすことができます。
 
古いアドレスは、すでに利用できなければいいのですが、
（受信できない通知が来るから）
利用できるけれども相手方が常時見なくなっている可能性があります。
 
受信したメールに直接返信すると、そういったリスクを減らすことができます。
 
 
 
 
 

添付資料の確認漏れ

 
メールで書類を添付する場合、表題に「添付資料アリ」と記載するようにしています。
 
大抵の場合、本文に「〇〇の資料を添付したのでご確認ください」
と書きますが、これだと受信側が読み落とす可能性があります。
 
また、受信メールに添付資料の表示がされるので、
これを確認してもらえばいいのですが、ダブルで見落とす可能性もゼロではありません。
 
最初に目につく表題に「添付資料アリ」と記載することで、
受信側が添付資料を見落とすリスクを減らすことができます。
 
 
 
 
 

添付資料の添付漏れ

 
メールを書くときに、先に文章を書いて、後で資料を添付しようとすると
添付し忘れることがあります。
 
これを防ぐために、添付する資料があるときは先に添付しておきます。
 
添付が完了した後で、本文を書くようにしています。
 
 
 
 
 

宛先の誤記入

 
読んだ本の９割近くはメルカリで売却しています。
 
メルカリの売り主は自分で梱包し発送しなければいけません。
 
私は日本郵便のクリックポストを利用しています。
 
クリックポストの利用時に、届け先の住所・氏名を書くのですが、
このとき、手入力ではなく、コピペするようにしています。
 
メルカリから売却先の住所・氏名の通知が来るので、
デュアルディスプレイの左画面にこれを表示させながら、
右画面にクリックポストを表示させてコピペします。
 
 
コピペする時は、Windowsであれば、
  • 「Ctrl＋C」でコピーして
  • 「Ctrl + V」で貼り付けることができます

 

Macだと、

  • 「command＋C」でコピーして
  • 「command+ V」で貼り付けです
 
これまで100冊くらいの本を日本全国に送っていますが、誤配達が1度もありません。
 
オススメです。

 

 

スキルアップに時間をつかう

ケアレスミスを防ぐためにやることは、ミスを防ぐだけでなく、
時短に役立ちことも多くあります。

相手に伝わらないことであったり、スキルアップしない作業であれば、
どんどん時短して、その分、スキルアップできることに役立てます。

 

 

＜編集後記＞
5時30分起床後ルーティン
午前中、音声ファイルの確認、近所まで娘のお迎え
午後から、ブログ執筆

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