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「紙」をなくす仕組みは、思考のIT化から<No 385>

)IT化で減らない「紙」

 

 

 

「紙」からの脱却

  うちらの仕事は「紙」の商売やで

20年前、私がこの業界に入った頃、
勤務先の番頭がよく言っていました。

安くて品質の悪い紙ばかり購入する
事務所経営者に向けられた言葉です。

当時の仕事場はその名の通り、
紙に囲まれていました。

時は経過して、今やITの時代ではありますが、
「紙」の商売から抜け出すには、
それなりの決意と苦労が伴います。

 

 

 

IT化で仕組みをつくる

まず、日頃やってしまうのが、
「とりあえず印刷」することです。

人間なぜかしら、
ディスプレイに映った文字よりも
印刷した紙を信用します。

何より

  • 手間がかかる
  • 印刷コストがかかる
  • 紙が必要

であるのに。

まずは、IT化することで
「とりあえず印刷」をなくす仕組みを作ります。

 

 

「デュアルディスプレイ」でチェックする

印刷する理由の多くは、
「紙を見ながらチェックする」
ためです。

これを回避するには、
デュアルディスプレイがおすすめです。

  • PCのモニター1台+別売りのディスプレイ1台
  • ノートPC1台+別売りのディスプレイ1台

で使えるディスプレイを2台にします。

これで1台のディスプレイに、
従来、紙に印刷していた資料を表示し、
もう1台のディスプレイに、

  • Excel
  • Word文書
  • メールソフト
  • 会計ソフト
  • 税務ソフト
  • ネット上の画面
  • Evernote

などを表示させて操作します。

 

 

 

私のデュアルディスプレイの使い方

私の場合、ノートPC1台を2台並列のディスプレイにつないで、
3台のディスプレイで作業を行っています。

こんな感じです。

 

2台並列のデュアルディスプレイは、
Amazonで¥49,500で購入しました(2016年10月)。

現在は、新品だと正規の価格では売られていないようです。

Philips 19型 2in1液晶ディスプレイ 5年間保証 19DP6QJNS/11

 

私の利用法は、

  • 1台目のディスプレイには使用中のソフト
  • 2台目のディスプレイにはEvernote
  • 3台目のディスプレイにはExcel上のスケジュール

など。

1台目には、
ブログ用のWordPress、執筆ならWord、
本業なら会計・税務ソフト、またメールソフトを表示させます。

2台目には、1台目で操作しているソフトに入力する文書を
表示させます。
その元ネタがEvernoteに集約されています。

現在、Evernoteに保存されているノートの数は、

  • 個人用   1504件
  • ビジネス用 3212件

と5000件近くあります。

1つのノートには数十ページになるものも
あるのでページに換算すると、
数万を超えるでしょう。

1日に行うすべての作業の元ネタが、
Evernoteのなかに入っています。

そして、3台目にはExcel上のスケジュール
を表示させます。

そこには朝起きてから
寝るまでのやるべきことがすべて
書き込まれています。

開始時刻と終了時刻を入力すると、
「経過時間」として作業にかけた時間が
表示されます。

毎日、この作業を続けていると、
何の作業にどれくらいの時間がかかるのか
一目瞭然です。

その結果を受けて、スケジュールを立てると
過密日程になることはありません。

余裕を持って作業を終えることが出来ます。

 

 

PDFファイルで保存する

Evernoteには、ExcelやWordのファイルを
そのままファイルとして保存することが出来ます。

このとき、ExcelやWordとして作業するのではなく、
ただの文書として見たい場合は、
PDFファイルとして保存しておくことをおすすめします。

ExcelやWordで保存すると、その都度ソフトが立ち上げる
まで待たなければなりません。

PDFファイルだとその時間を短縮することが出来ます。

保存の方法は、「名前を付けて保存」の後、
「ファイル形式」を「PDF」に変更します。

また、PDFファイルを、
Dropbox、Google Drive、OneDriveなどの
クラウドストレージに保存しておけば、
スマートフォン上でどこでも閲覧することが出来ます。

 

これで、紙をわざわざ印刷して
持ち歩く必要はありません。

「あっ、資料忘れた!」
なんてこともなくなります。

 

 

 

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<編集後記>
4時30分起床後、対ベルギー戦観戦
6時30分からルーティン。ルーティンとは
午前中、MFクラウド公認メンバー登録、メール相談、
紀伊国屋 梅田店
午後から、ブログ執筆、読書、書籍執筆

 


 

私の起床時間に合わせてくれた
対ベルギー戦(^^;)

前線からのプレスの是非については、
賛否両論ありますが、
やってる選手にしかわからない「間合い」や
後半のスタミナ問題などがあるのでしょう。

ブラジル戦はともかく、ベルギー戦は相手にとって
いいスパーリングパートナーとなったのは確かです。

対アジアとの戦いから「超一流」との戦い方を、
選手だけでなく見る我々も変えなければならないとき
なのかもしれないですね。

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