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税理士のペーパーレス化は道半ば。紙の効率化もいろいろ<No 1172>

預かる資料の大半は「紙」

ペーパーレス化は、自分が完璧でも、お客さまが紙であれば難しいものです。

ただ、終わったあとの紙をスキャンするぐらいにとどまりがちですが、紙は紙でも何かしら効率的なやり方はあるものです。

ペーパーレス化をうたいながらも、私がお客さまからお預かりする資料の大半は紙です。

それでも、20を超える申告を、

  • 平日午前中のみ
  • 土日祝は働かず
  • ひとりで

ここ数年こなしてきました。

いただいた紙の資料を、そのままポチポチ入力していても効率化はできません。

お客さまに変化を促しながらも、自分ができることから始めてみる。

現在の状況をまとめてみました。

税理士のペーパーレス化は道半ば。紙の効率化もいろいろ

まずは、お客様からお預かりする資料が何なのか。

会計ソフトにしろExcelにしろ、データでいただければ一番いいのですが。

私の場合をグラフにしてみました。

預かる資料の分類

ご覧の通り、4分の3以上が紙の資料です。

JDLが2割り程度、Excelと弥生のデータが1割ずつです。

JDL IBEX出納帳Majorの導入開始。 無料で提供できるものをつくる<No 148>

Excelのデータがあると、クラウド会計経由で会計ソフトに取り込めます

Excel現金帳をMFへ取り込んでからのJDLへデータ移行<No 957>

他社製ソフトでも、会計ソフトをドラッグ&ドロップするだけで取り込めます。

弥生会計からエクスポートしたデータをJDLへインポート。JDL版Dropbox「Web POSTBOX」の使い方<No 835>

問題は、紙の資料をどうやって効率的に取り扱うか。

まずは、世間がテレワーク、ペーパーレスと盛り上がっている背景を口実に、紙からデータへの移行を促しましたが、あえなく撃沈。

ただ、一回言って終わりではなく、お客さまにとってメリットがあることを繰り返し発信していけば、どこかで変わるときが来るはずです。

こうなると、無理強いせずに自分ができることを考えます。

事業の形態

営む事業によっても経理の仕組みは変わってきます。

大きくは、事業か不動産か。

事業であれば、紙であれソフトであれ帳面をつけてる場合が多いですが、不動産だと帳面をつけてるのは稀で、雑記帳のようなものが多いです。

決算書がないのは、年金や2か所給与など。これは数が少ないので、さっと手打ちします。

お客さまの処理

紙の資料の場合、7割程度が資料のみのお預かり。

残りは集計していただくのと、帳面があるのが半々です。

紙の資料でも、集計してくれていると、その数字がそのまま使えます。

資料のみだと、請求書や領収書を見ながらイチから数字を拾っていくので大変です。

こうした場合は、スキャナーで日付と金額を読み取っています。

JDL証ひょうリーダーレビュー。ペーパーレス化できない声を拾う<No 975>

税理士の処理

最後に、紙の資料をもらった場合の税理士側の処理。

こうして見ると「すべて手入力」の割合が、3分の1と多くはなっていますが、件数が多いだけで、仕訳の量はそれほどありません。

事業会社で仕訳が大量にあるところは、ほぼほぼ会計ソフトかExcelを入れていただいています。

「Excel仕訳繰越」は、不動産業や事業会社で相手先別に月別集計を紙で書いてくれているときに使います。

仕訳がパターン化されるので、前年の仕訳すべてをCSVファイルで取り出してから、Excelで年を2020年を表す「02」に変更し、金額をゼロにしてから翌年の会計ファイルに入れ直します。

JDLの仕分データをCSVファイルで翌年にコピー。会計ソフトでできないことはExcelでやる<No 951>

これでやると、金額のみの入力で済むので、従来、手打ちのときよりも10分の1の作業量で済みます。

「Excelで集計」は、不動産でお客様側で何もされていないときに使います。

物件ごとの収支を把握するために、物件ごとにシートをつくり、そこに入力していきます。

一度、雛形をつくっておくと、翌年コピーして使えるので便利ですし、計上漏れを防ぐことができます。

関数を使えば自動で計算してくれるので、ここで表示された利益と、決算書の利益が合っているか確かめることでチェック機能になります。

スキャンも、いずれはなくしていく

こうして見ると、紙の資料がまだまだ多いことに改めて気付かされます。

紙の資料がすべて悪いかと言えばそうでもなく、事業でも不動産でもきっちり集計していただいていれば、その金額が使えます。
(中身の精度は別にして)

一番大変なのは、スキャナーでの読み取りです。

便利なようで、事業だと取引量が多く、加えてレシートが多いと時間がかかります。

外注する手もありますが、結局スキャンしますし、報告のやり取りはありますし、利益率は下がります。

スキャンで仕分け。STREAMED(ストリームド)で「入力作業」を短縮する<No 439>

なんやかんや時間はとられるので、自分はあまりおすすめしません。

<編集後記>
2月3日水曜日
5時00分起床後ルーティン
午前中、住民税所得割の研究、税額算出と報告2件、申告1件仕上げ、信用金庫から折り返し融資
午後から、ブログ更新

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