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昼食までに85のタスクを終えるためのスケジュール帳づくり<No 1134>

スケジュール帳をつくろう

その日のうちにやりたいことがあっても、時間通りに終わらないこともあるでしょう。

そういった場合は、やることが多すぎるのか、それとも見積もりが甘いのか。

人間、キャパシティ以上のタスクを詰め込みがちです。

予定通りにタスクを終えることができなければ、そのタスクは翌日以降に持ち越しとなります。

精神的にも消化不良となります。

そうならないために、まずはスケジュール帳をつくりましょう。

昼食までに85のタスクを終えるためのスケジュール帳づくり

経過時間を測る

まずは、自分がどのタスクにどの程度の時間がかかっているのかを把握することが大切です。

やるべきことを紙に書いて、できたタスクから線で消していくのもいいですが、それだと行きあたりばったり感は否めません。

たまたま時間通りにその日のタスクを終えられることもあるでしょうが、それが毎日続くのは難しいでしょう。

時間を測る場合、ストップウォッチでただ時間を測るのでなく、スケジュール帳とタイマー機能が一体化したものをオススメします。

私が利用しているのはExcelです。

Excelであれば、たいがいどのパソコンに入っているので、わざわざソフトを買う必要はありません。
(Excelを買う必要はありますが)

Excelだと紙も鉛筆もいりません。

スケジュール帳と一体化しているので、どのタスクにどのていどの時間がかかっているのか一目瞭然です。

今日、このブログを書くまでのスケジュールです。

 

タスクリスト・やることリストはExcelのテーブルで、「緊急度」「重要度」順にランク付け。<No 849>

Excelスケジュール帳ができるまでとその効果。時間を見える化する<No 1090>

 

見積もりをたてて終了予定時間を把握する

経過時間を測ったら、その時間を土台にして翌日以降の見積もりを立てましょう。

まったく新しいタスクというはそれほどたくさんありません。

1日の多くはルーティンを含めこれまで経験のあるタスクで占められているでしょう。

であれば、一度経過時間を測れば翌日以降の見積時間がわかり、タスクごとの見積時間を重ねていくことで当日の終了予定時刻がわかります。

この終了予定時刻がわかれば、その日のタスク終了希望時刻に合わせてタスクを入れればいいでしょう。

予定していたタスクをすべていれたら、終了予定時刻が想定外に遅くなることがあります。

そんなときは、優先順位をつけて後位のものは翌日以降にズラします。

この工程を繰り返していると、1日にできるタスク量が感覚でわかるようになります。

そんな私も、見積もりを立てるようになったのは、ここ1年のことです。

見積もりをたてることで、ストレスなくゆったり過ごせるようになりました。

繁忙期(1〜3月上旬)の午前中は鬼ですが・・

ゲーム感覚

たとえ数秒で終わるような短いことでも一つのタスクに挙げています。

短いタスクでも積み重なるとそれなりの時間が経過していて、あとで振り返ると何をしていたのかわからないことがあります。

短くてもタスクとして文字にすることで、あとで振り返ったときに無駄なタスクがないかどうか気づくことができます。

それと、大きなタスクだとなかなか終わらないので途中で飽きてしまうことがありますが、
小さなタスクにわけると終わりが見えてきます。

終わりが見えるとゲーム感覚でクリアしていく気分が味わえます。

予定時間よりも早めに終わればあとは自由です。

今日は溜まったメルマガを読んでしました。

休憩時間を入れる

タスクを連続してこなしていくと、フロー状態(集中モード)になるので、1時間や2時間はあっという間に過ぎていきます。

タスクを効率的にこなしていくことができるのですが、頭やカラダは疲れています。

疲れをとるためには、25分間のタスクのあとに5分間休憩を入れるポモドーロテクニックでもいいですし、自分が決めた間隔でもいいでしょう。

私は10時におやつと決めています。

眠気がきたら仮眠をとる

昼食後に20分の仮眠をとるのですが、今日のように朝4時半から起きていると眠くなることがあります。

そんなときは、

  • 椅子に座ったまま10分程度寝る
  • 仕事部屋のヨガマットの上に毛布を敷いて寝る

などしています。

数分でも寝るとスッキリするのでオススメです。

大きなタスクは3つまで

大きなタスクは入れすぎないようにしています。

入れても1日に3つまで、かつ昼までに終えられるボリュームです。

1つのタスクで数時間かかるようなものであれば、小さく細切れにすることが多いです。

今日の大きなタスクといえば

  1. 法人申告後のお客さま控えセット、消費税ダイレクト納付の申請、請求書作成送付
  2. 年末調整の声掛け
  3. 明後日ミーティングの税務とCFの準備

タスクをこなしているうちに、付随するタスクが出てくることもあります。

そういったときは、大きいタスクは後日スケジュールの空いたところにいれます。

数分程度で終わるようなタスクであれば、当日の空いているところに入れています。

そしてブログを書く

やるべきことを朝のうちに終えていれば、午後からの時間を安心してブログに充てることができます。

繁忙期は鬼ですが・・

<編集後記>
金曜日
5時55分起床後ルーティン
午前中、法人のお客さまの申告手続き、証ひょうリーダーで確定申告の前倒し入力
午後から、バイク10キロ、ブログ更新

土曜日
6時30分起床後ルーティン
ランニング10キロ

日曜日
7時00分起床後ルーティン
午前中、自分の経理、公正証書遺言の付言チェック
夜はボスのセミナーに参加
立て板に水の如く言葉が出てくるけど眠くならないのは、すべて自身のエピソードだから。
鉄人恐るべし。

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