スポンサーリンク




Excelスケジュール帳ができるまでとその効果。時間を見える化する<No 1090>

)大阪梅田

専用アプリよりExcel

昨日は、「お金の見える化」について書きました。

お金と同じく「時間」についても見える化すると、

  • 何に時間を使っているのか?
  • 無駄な時間はないか?
  • やりたいことができているか?
  • 未来の投資(仕事・趣味)はできているか?

かということが分かるようになります。

私が時間管理に利用しているのはExcelです。

お金の見える化で使っているキャッシュフロー計算書もExcelなので、Excelはまだまだ手放せそうにありません。

Excelスケジュール帳ができるまでとその効果

Excelスケジュール帳ができるまで

これまで、時間管理については試行錯誤してきました。

最初は、翌日の予定をEvernoteに箇条書きすることから始めました。

当日の予定を上から順にこなしていき、すべて終えればその日の予定は終了です。

箇条書きから、チェックボックスを使うようになりましたが、ここまでは時間管理というよりも、
予定の管理に過ぎず。

「午前中」「午後から」といったざっくりした感じでした。

タスクリストで時間管理。時間を見える化する<No 191>

そこから、実際にかかった時間を把握するためにExcelを使うようになりました。

Excelでタスクの開始時刻と終了時刻を入力すると経過時間が表示されます。

Excelのテーブル機能で時間を5つに分けると、無駄な時間がなくなる<No 1012>

さらに、見積もり時間を設定してからは、実際にかかった時間とのズレが把握できるようになりました。

Excelスケジュール帳に「見積時間」を設けるメリット<No 1031>

見積もり時間を予め入力していれば、朝起きて起床時間を入力すれば、その日のタスク終了時間が表示される仕組みです。

Excelスケジュール帳の効果

朝起きて、その日のタスク終了時間が表示されると、夕食までにすべてのタスクを終えられるか確認します。

一応、4時半起床を前提に予定を入れてあるので、寝坊すればいずれかのタスクを翌日以降にずらさなければなりません。

そのために、予定をパンパンに入れるのではなく、1割から2割り程度の余裕を持って入れるようにしています。

こうして事前に予定を入れていると、電話や突然の来客にかまっている暇はありませんし、
ぼんやりネットやSNSを見ることもなくなります。

思いついたことをその場で手を付けてしまうと、予定どおりにタスクを終えられないので翌日以降の予定に入れます。

こうしたことを続けることで、適量のタスクが徐々に身につきます。

私の場合、午前中に終えられるのは、2時間超かかる大きなタスクなら1つ、1時間程度で終えられる中くらいのタスクなら2つ、小さなタスクならボリュームによりますが5〜10といったところです。

仕事は食べていくために必要なので必ずその日に終えるようにしています。

大きなタスクであれば小さくして数日にわけて取り組みます。

丸一日かけてやると、2時間もすれば脳のピークが過ぎてしまい、夕方頃には疲れ果ててしまいます。

数日にわけて取り組むと、常に2時間のピークを大事な仕事に充てられます。

仕事がなければ未来の種まきに充てれば良いのです。

独立してフリーになると、働く時間を決めていないといつまでも働いてしまいます。

これを回避するために、投資の時間を先に天引きしておきます。

  • 起床後からルーティン
  • 朝食まで種まき
  • 昼食後に運動
  • 運動後にブログ

私のなかで、これらはすべて未来への投資という位置づけです。

そうすると、空いているのは朝食後の8時から昼食までの4時間です。

この4時間すべてを仕事に充てるのではなく、仕事と投資を織り交ぜています。

仕事をする時間を切り詰めると、仕事を効率的に終えるように努力します。

より効率的に終えられるようになれば、お客様に対してさらなる価値提供を考える余裕が生まれます。

こうして見ると、1日にそれほど多くのことができないことがわかります。

故に、無駄な時間を過ごしていないかという自分チェックも必要です。

私もマシーンではないので、ときにはスケジュールから外れることもあります。

そんなときは、その外れたこともスケジュールに記載して、どれだけの時間を無駄にしたのかわかるようにしています。

スケジュールがなければおそらく全体の2割程度しか進まないでしょう。

スケジュールがあると、9割以上のタスクを予定通りに終えることができます。

人間、自分の見積もりは甘くなりがち(たくさん仕事を入れてしまってこなせない)です。

Excelスケジュール帳があると、「多すぎず少なすぎず」いい塩梅で1日を過ごせます。

達成感もついてきます。

<編集後記>
木曜日
5時25分起床後ルーティン
午前中、前月分の自分の経理、相続税申告書チェック、Zoomで30分英会話、月1回の資金移動
午後から、バイク10キロ&ラン4キロ、帰宅後シャワーを浴びてブログ執筆。

<メルマガ「トライアスロン税理士の独立開業日誌」>
2022年10月1日スタート。毎日配信中。
よろしければ、登録お願いいたします。
こちらから

<メルマガ「ひとり社長の仕事術」>
ご登録が一定の数に達した時点で配信開始します。
よろしければ、登録お願いいたします。
こちらから

<You Tubeチャンネル「独立・開業コンサルタント 税理士 ユウジロウ」>
毎週金曜日、You Tubeで動画配信しています。
よろしければ、チャンネル登録お願いいたします。
こちらから

<サービスメニュー>

 

スポンサーリンク