メール、LINE、SMS、「文字で伝える」はなくならない＜No 990＞

）百福ヌードル

「文字で伝える」はなくならない

電子メールを使うようになってから、手紙を手書きする機会は随分と減りました。

副産物としてタイピングスキルが上がりましたが、字は下手になりました。

何事にも一長一短はあるものです。

ちょうど今の「Zoomかリアルか」の状況と似ているので、会わないコミュニケーションは、今後ますます加速していくのだろうと考えています。

では、メールがZoomに置き換わるのかと言えば、そうはならないでしょう。

ざっくり伝えることはZoomでも可能ですが、細かい情報を伝えるのには文書を目で見られるメールの方が向いています。

実際、このコロナの状況下、給付金・補助金・融資関連の情報は文字で伝えています。

一度だけ、電話で問い合わせがあり（既存のお客様）お話を聞いたのですが、全く数字が頭に入って来ませんでした。

電話だと顔が見えないというデメリットはありますが、こんなにも頭に入ってこないとは自分でも驚きです。

（数字の得意とされる）税理士がこれだと、そうでない方だとなおさら頭に入ってこないのかなと。

前置きが長くなりましたが、文字情報をお客様に伝えるとき、メールだけで済むかといえば、
そうでもなく。

• ChatWork
• SMS（ショートメール）
• LINE
• FAX

を今もお客様ごとに使い分けてます。

メールはスマートフォンでも見れますが、スマートフォンは長文を打つには向いておらず、パソコンの方が速く打つことができます。

SMSやLINEも同じくです。

そのため、統一した文章をパソコンで作っておいて、それをSMSやLINEへコピペして送信しています。

メール、LINE、SMS、異なる手段で文字を伝える

今回、コロナに関する情報を一斉にメール送信しようと思いましたが、お客様が利用する通信手段がそれぞれ異なっていたのでまずは雛形をEvernote で作りました。

Evernoteで雛形づくり

まずは、ノートを利用して雛形を一つ作成します。

給付金、補助金、融資に関する基本的なことをノート一つにまとめます。

いきなり細かいところまで書いても読みづらいので、

1. 要件
2. 支給額
3. 申請方法

ぐらいにとどめておきます。

お客様ごとにノートを作成

雛形が出来上がったら、コピペしてお客様ごとのノートを複数つくります。

そして、それぞれのお客様ごとの状況に合わせて、適用の有無を暫定で回答します。

売上前年対比50％減に該当するか否かは試算してみないとわからないので、その旨も記載。

既存のお客様であれば、ある程度のことはわかるので。

メール・ChatWork

お客様ごとの文書が完成したら、ノートをコピーしてメールに貼り付けて送信します。

送信ボタンを押す前に、再度、名称が間違っていないか確認します。

ChatWorkなど、パソコン上で使えるアプリなら同じように行います。

SMS（ショートメール）・LINE

スマートフォンは、長文を打つには適していません。

しかし、お客様との通信手段がSMSやLINEに限られた場合は、利用するより仕方がありません。

そんな場合は、パソコンとスマートフォンの両方で使えるアプリを利用します。

私の場合、Google keepを使っています。

1. Evernoteで作成した文書をPCプラウザで開いたGoogle keepにコピー
2. スマートフォンからGoogle keepを開いて文書をコピー
3. SMS・LINEへ貼り付けて送信

この方法だと、スマートフォンで文字入力の手間が省けます。

Google keepは、Googleのアカウントがあればどの端末からでもアクセスできます。

なので、仕事の文書に限らず、プライベートのメモにも利用しています。

また、補助金や助成金などを管轄するサイトのURLもそのまま生きるので、お客様がリンクをクリックすればそのサイトに飛んで確認することができます。

＜編集後記＞
昨日は3時起床後ルーティン
8時にコロナ関連情報をお客様へ一斉送信、8時半にe-Tax送信と控えを保存してからランでヘアサロンへ。

デザイナーさんに依頼していたメニュー表（税務）の原案が出来上がりました。