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ミーティング議事録をEvernoteで共有。お客様のアカウントなしでもOK<No 1026>

)バイクと娘

社長が合わせてくれていた

若い頃、お客様を訪問した時に何を喋っていいのか悩むことがありました。

社長の奥様や経理のおばさんだとプレッシャーなく話せましたが、親世代で叩き上げの社長となると緊張しました。

その頃、税務で話せることが少なかったので、隙間を雑談で埋めていました。

それが上手くいってるものだと思っていましたが、今から思うと社長の方が合わせてくれていたのがわかります。

実務が長くなると緊張こそしませんが、お客様に満足していただけているかは気になるところです。

そんななか、面談で話した内容を議事録として残すようになりました。

議事録をEvernoteで共有。お客様のアカウントなしでもOK

議事録には、その日話した内容を記載します。

テンプレートは何でもいいですが、私はEvernoteを利用しています。

Evernoteで議事録のつくり方は過去記事に書いています。

 

2019年の8月の記事なので、キャッシュフローコーチ契約が決まってから始めたのでしょう。

Evernoteで議事録をお客様に渡す方法

 Evernoteでつくった議事録をお客様にどうやって渡すのか?

お客様側でEvernoteを利用されていれば、そのままノートを共有するだけです。

共有したいノートを選んだあと、右クリックで「ノートを共有」を選びます。

名前かメールアドレスで共有できます。

 

お客様がEvernoteを利用していない場合でも、リンクをコピーすることで、
プラウザ上で閲覧することができます。

 

同じく右クリックで「共有用リンクをコピー」をクリックすると、クリップボードにリンクをコピーしてくれます。

これを、メールやチャットに貼り付けてお客様に送ります。

お客様はリンクをクリックするだけで、プラウザ上で見ることができます。
(ネット環境のあるパソコン・タブレット・スマートフォンが必要です)

Wordでつくるのもいいですが、お客様側にWordが入ってなかったり、ファイルが開かなかったりするので、このやり方はオススメです。

議事録をつくる効果

最初で書きましたが、お客様との会話は慣れてくればいいですが、初めのうちは緊張するものです。

その点、前回の議事録があれば、それを見ながら話すだけで記憶がよみがえり互いの思考を共有させることができます。

話しているうちに、新しいアイデアが浮かんだり、「そういえば」なんて別の話題におよぶこともあります。

また、議事録を見ながら話すと、互いにやるべきことが明確になっていきます。

議事録は、ミーティング後、できるだけ早いタイミングで書いたほうが良いでしょう。

時間が経つと、全体の内容は覚えていても、細かい内容やそのときの感情を忘れてしまうからです。

  • タイトル
  • 日付、時刻
  • 場所
  • 目的
  • 現状
  • 理想
  • 解決策

特に、解決策として挙がった今後やるべきことを忘れてしまっては議事録の価値が下がります。

やるべきことが決まったら、「やることリスト」や「スケジュール帳」へ書き込んでおきましょう。

地図はないよりあった方が良い

話した内容、決めた内容を文字にしておくと、次回のミーティングが冒頭から加速します。

地図はないよりあった方が良いでしょう。

<編集後記>
4時30分起床後ルーティン
休業要請外支援金申請、CFミーティング動画閲覧、ブログ執筆、バイク10キロ
午後から、ZoomでCF集会3.5時間

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