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税理士の効率化は「入力しない」から始める<No 398>

 <サーバトラブルにより画像の一部が消失し、ご不便おかけしております>

「入力できる」が武器だったころ

20年前、この業界に入った当初にあてがわれた業務は、
「使い走り」と「入力」でした。

当時の番頭さんにPCスキルがなかったために、
法人50件、個人100件(200件かも)のうち9割以上を私が入力していました。

スマホはおろか、「PC1人1台」が到来する前の時代です。

そのとき与えられた某JDLの専用機は、
数百万する代物でした。

それは、年季の入った事務所のなかで、
ひときわ輝いて見えました。

当時は入力でもなんでもいいのです。

とりあえず、その専用機をカタカタ触ってさえすれば、
自分も周囲も満足していました。

 

 

データ加工の難易度はそれほど高くない

あれから20年後、いかにこの「入力」をなくしていくのかが、
今の私の課題です。

 

異なる形式にもビビらない

ネットバンクから取り込んだCSVファイル(Excel形式になった入出金データ)は、
そのままの状態だと会計ソフトに取り込むことができません。

会計ソフトごとにCSVファイルの中身を少し加工する必要があります。
(クラウド会計だと、これらをすべてAIが自動でやってくれます)

CSVファイルの形式は金融機関ごとに異なります。

)ソニー銀行

 

)ゆうちょ銀行

 

)三菱東京UFJ 一部加工

 

初めてCSVファイルの中身を見ると「むむむっ」となりますが、
意外とサクッとできました。

 

取り込み方もいろいろ

私が使用しているソフトはJDL IBEXクラウド組曲majorという
税理士向けの税務・会計ソフトです。

このソフトはCSVファイルを取り込むことはできるのですが、
他社ソフトからJDL形式に加工されたものに限ります。

よって、他社ソフトを介さずに
金融機関から直接ダウンロードしたCSVファイルを取り込むには、
お客様用のソフト「JDL IBEX出納帳major」を使って取り込みます。

 

CSVファイルはDropboxで共有すると効率的

JDL IBEX出納帳majorは、お客様のPCにインストールします。

このソフトに金融機関のCSVファイルを取り込むには、

  1. お客様PCで行う
  2. 遠隔で税理士PCで行う

のいずれかの方法があります。

お客様PCで行う場合、
お客様にやっていただくか、
税理士がお客様事務所におもむいて
行わなければなりません。

お客様にやっていただくのも悪いですし、
そのためだけに税理士がお伺いするのも
効率的ではありません。

なので、私は遠隔で行うようにしています。

遠隔で行う場合、

  1. ネットバンクからCSVファイルのダウンロード
  2. CSVファイルをこちらに送ってもらう

この2点はお客様にしてもらいます。

CSVファイルの送付は、メール添付ではなく、
Dropboxなどで共有するといいでしょう。

 

「日付」「金額」「入出金」「摘要」の4点だけを抑える

CSVファイルで欲しいデータは、

  1. 日付
  2. 金額
  3. 入出金
  4. 摘要

の4点だけです。

金融機関ごとに異なる形式であっても、
この4点は必ずあります。

この4点だけを探し出して、
後のいらない部分はExcel上ですべて削除します。

 

設定は初回だけ。学習機能で仕訳を憶えてくれる

JDL IBEX出納帳majorであれば、トップ画面の「帳簿・伝票に記帳する」から
「入出金明細取込」に入ります。

 

ここで、画面中央にある「入出金明細ファイルを選択」に入ります。

 

そして、金融機関から取り込んだCSVファイルを読み込みます。
すると次の画面が表示されます。

ここで取り込むデータは、「日付」「金額」「入出金」「摘要」の4点だけです。

 

それぞれの最上段は、「未設定」と表示されているので、
どの縦ラインがどのデータなのかをそれぞれ紐付けします。

 

銀行によって、

  • 預金と引き出しが同じラインかどうか
  • 月日が同じラインかどうか

など異なる点がありますが、それぞれ設定を変更することができます。

 

この機能はかなり助かります。

なければ、Excel上ですべて変更しないといけません。

 

 

カラダで憶えるゲリラ戦

クラウド会計がジェット戦闘機なら、
この地味な作業は「ゲリラ戦」と言えるでしょう。

クラウド会計の知識は入れながらも、
現場ごとに対応できるように腕は磨いておきます。

 

 

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<編集後記>
4時00分起床後ルーティン。ルーティンとは
午前中、法人決算、freee研究、楽天カードからCSVファイル取り込み
Mindnode5お試しダウンロード、HPカスタマイズ

午後から、タスクリストの整理、ブログ執筆

 


 

娘5歳との会話

娘「晩御飯、たこ焼きなん?」
私「なんで?」
娘「だってドア閉めたから」
私「???」

前回、たこ焼きをするとき寝室に、においが行かないように
妻がドアを閉めたらしい(^^;)

恐るべし(^^;)

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