Evernoteなら「カテゴリー派」「検索派」のいずれにも対応。「紙からデータ」への流れをつくる＜No 618＞

「紙からデータ」への流れをつくる

基本、紙は増やさないようにしています。

郵便物が届いたらすぐに封を切り、

1. 原資として必要なものは所定の場所に保管する
2. コピーで良いものは、データに取り込んでから廃棄する
3. いらないものは即廃棄する

そうすると、目の前からすべての資料が消えてなくなります。

仕事で使う資料も同じです。

データの取り込みにはScanSnap iX100を利用しています。

モバイルスキャナー「ScanSnap iX100」で、紙は「預からない」＜No 438＞

）ScanSnap iX100  紙は預からない勤務時代、お客様からお預かりした原始資料（原本）を 前任者は返していませんでした。そのため、資料は事務所の片隅で塵と埃まみれです。当然「なんだかなぁ」と気分は落ちます。そこで、自分が担当してからは、 預かった年分の資料以外に、 これらの古い資料も一緒に返すようにしました。返されたお客様も「今さら」感はありますが、 そこは上手く言って、引き取ってもらいます。独立してからも、ここはきっちりしようと 試みました。出先でコピーをいただくと、後々「返却する」作業は ...

コンサルティングテクニカ

取り込んだデータはDropbox内にあるScanSnapフォルダに保管されています。

この後、Dropbox内で保管しておきたいものは適宜別のファイルに移し、
そうでないものはEvernoteに移動します。

Evernoteへの移動はフォルダを指定してから右クリックすると、
Macだと「このアプリケーションで開く」、Windowsだと「送る」で出来ます。

紙が出現してからの流れを明確にしておくと、紙を探すこともなくなります。

「カテゴリー派」「検索派」のいずにも対応

Evernoteに取り込んだ紙データは「in-Box」に保管されるように設定しています。

in-Box内のノートは確認が終わればカテゴリーごとのノートブック移動します。

私の場合、大きなカテゴリーごとに

1. スタック
2. ノートブック
3. ノート

と細かく分けて保管していますが、これが必要なわけでもありません。

というのも、Evernoteは全文検索が可能だからです。

全文検索だとPDF内の文字も読み取ってくれます。

例えば、すべてのノート（個人用 2119ページ）から「お台場」で検索すると、

１枚のノートがヒットしました。

一見どこにも「お台場」の文字は見当たりませんが、下へスクロールしていくと、

ありました(^^)

Evernoteの全文検索は強力で、しかも結果が出るまでが速いです。

見栄えもたまには変えてみる

Evernote上には、

1. 左側にノートブックの一覧
2. 真ん中にノートの一覧
3. 右側に選択中のノート

が順に表示されます。

ノートブックは、より大きなスタックとしてまとめることも出来ます。

Evernoteで仕事を効率化。スタックで階層を３つまで増やす＜No 194＞

）Evernote ビジネスEvernoteで仕事を効率化する先日、月次訪問でお客様のところに行ったときのこと。保険事故を起こしたために、直近決算の売上高を教えて欲しいとのことでした。そのとき、ノートPCを持ち合わせていませんでしたが、スマートフォンはありました。幸い、Evernoteに直近３年分のデータを保存していたため、その場でお伝えすることが出来ました。以前であれば、事務所に帰ってから 電話連絡します FAXします 関係書類を郵送しますと対応していましたが、その必要はありません。ものの数秒でEvernoteは立ち上がります。そ...

コンサルティングテクニカ

 

13 Pockets

一つのノートブックに保管されるノートの数が少なければひと目でわかるのですが、
数が増えてくると真ん中にあるノートの一覧をスクロールして探さなければなりません。

そんなときは、真ん中にあるノート一覧の表示を変えて見やすくします。

サイドリストビューにすると、こんな感じでスッキリしました。

他にも、ノート一覧を上にもってきたりすることも出来ます。

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Evernoteは「ひとり仕事」に向いている

Evernoteの

• 紙の保管場所に困らない
• どこに置いたか記憶しなくていい
• 劣化しない
• 安価である

といった特徴のおかげで、これまで組織でなければ利用出来なかったことが、
ひとり仕事でも容易に出来るようになりました。

ひとりで初めてもうすぐ二年が経ちますが、タイミングも良かったのかもしれません。

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＜編集後記＞
5時15分起床後ルーティン
午前中、セミナースライド追加・修正
午後から、ブログ執筆