ひとり税理士の税務データ保存。Dropbox × Evernoteプラスα<No 486>

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)MacBook ProとMac版Evernote

 

 

試金石づくり

ひとり税理士として3月の繁忙期を二度終えて、
現在、三年目に入っています。

独立前から、
「独立したらこうしよう、ああしよう」と
事前にシミュレーションしていたので、
一年目から焦ることもそれほどなく。

二度目の繁忙期はさらに進化させ、
平日午前中のみで無事に乗り切ることができました。

当たった戦略としては、

  1. 空白の時間を作っておく
  2. 前倒しの資料請求
  3. スケジューリング
  4. 次回への流れを作っておく

でした。

今を乗り切るだけなら1から3で十分ですが、
4も同時に行うことで来年以降の試金石となります。

 

 

Dropbox × Evernoteプラスα

お客様に税額を伝えた後、e-Taxして終わりなら、
次に繋げることはできません。

なので、記憶が鮮明なうちにきれいに整理しておきます。

 

自分の整理

e-Taxを終えたら、その手で一気に整理します。

まずは、データ保存から。

すべてのデータをPDFに変換します。

  • 元帳
  • 所得税申告書・決算書
  • 消費税申告書
  • 申請書・届出書

申告書を保存しても、元帳や申請書・届出書関係は
忘れがちです。

そして、後々大事になるのも後者なので、
注意が必要です。

私の場合、JDLの印刷画面から「電子帳票」を選んで、
PDF化します。

 

ファイルは任意の名称に変更してから、
Dropboxに保存します。

Dropboxに保存したらファイルを右クリックして、
Evernoteにも送ります。

Evernoteのアイコンをクリックすると、
Evernoteのノートが自動で作成されます。

)Macの場合

 

自動作成されたノートはこのままだと、
in-Box(インボックス。仮の置き場)に保存されるので、
矢印を押して、

 

 

保存先のノートブックを指定します。

 

Evernoteは、元々の階層が

  1. ノートブック
  2. ノート

の2層ですが、その上にスタックを設定することで、

  1. スタック
  2. ノートブック
  3. ノート

の3層にすることができます。

 

この申告書の場合だと、

  1. スタック→「PDFデータファイル所得税確定申告書」
  2. ノートブック→「〇野△紀(所得税確定申告書)」
  3. ノート→29年以下、〇野△紀さんのファイルが保存されている

という具合です。

ここで、Evernoteは検索能力が高いので、
「3層もいらない」って声もあるかと思います。

ただ、ノートの数が個人とビジネスを合わせて5千を超えると、
「山本祐次良」で検索したら数百のノートがヒットします。

そこからキーワードを2つ3つと増やしていくのもいいですが、
事前に3層にしておくと比較的すぐに見つかります。

 

お客様資料の整理

自分のデータ整理が終わったら、
今度はお客様資料の整理です。

  • クラウド
  • デジタル
  • 効率化

と声をあげていますが、
まだまだ紙の資料でお預かりすることも多いです。

そこでやるべきことは、

  • デジタル化して返却

です。

お客様からお預かりした、

  • 帳面類
  • 添付資料

をスキャナーで取り込み、
PDFファイルに変換します。

 

PDFファイルは「自分の整理」と同様の手順で、
DropboxとEvernoteに保存します。

その後、

  1. お客様用申告書を印刷しファイリング
  2. 来年に向けての段取りを記載したメッセージを申告書の一番前にセット
  3. お預かりした原始資料をまとめて返却します。

そして、請求書を作成して送付すれば完了です。

ここまでの作業は、
他のお客様の資料に手をつける前に
すべて終わらせます。

そうすると、資料の紛失が防げますし、
頭の中を空っぽにして次の作業に移ることができます。

 

 

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<編集後記>
4時44分起床後ルーティン
午前中、支払口座(事業経費口座)を統一する手続き
午後から、ブログ執筆

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